Là một nhà quản lý, bạn cần cho nhân viên biết kỳ vọng của bạn về họ một cách thật rõ ràng và đơn giản.
Đặt kỳ vọng cho nhân viên là một trách nhiệm thiết yếu mà nhiều chủ doanh nghiệp đề cao. Những kỳ vọng rõ ràng đối với nhân viên không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân mỗi người mà còn mang lại lợi ích cho toàn bộ doanh nghiệp.
Belinda Wee, phó giáo sư tại Trường Kinh doanh và Quản lý thuộc Đại học Husson, cho biết những người lãnh đạo phải giao tiếp – bằng cả nói và viết – về mức hiệu suất mà họ yêu cầu từ mỗi nhân viên, từ đó mới có thể mong nhận được kết quả như kỳ vọng.
“Đặt kỳ vọng rõ ràng có thể giúp loại bỏ hoặc giảm bớt sự hiểu nhầm, tăng cơ hội thành công cho mỗi nhân viên trong việc đạt mục tiêu đề ra. Đó là chìa khóa thành công của toàn bộ tổ chức”, Wee chia sẻ với Business News Daily.
Quản lý vi mô (soi xét từng tiểu tiết) là hoàn toàn không cần thiết, nhưng mỗi người lãnh đạo cần ý thức được rằng bất kỳ một nhân viên giỏi nào cũng cần biết mình đang đi đúng hướng. Điều trớ trêu là phần đông nhân viên thường không biết mình phải mong đợi điều gì ở nơi làm việc. Một nghiên cứu của Gallup chỉ ra rằng con số này tại Mỹ là 50% nhân viên.
Các tác giả của nghiên cứu tin rằng nhân viên sẽ ít tham gia vào công việc hơn khi họ không hiểu rõ về những gì được kỳ vọng.
Kỳ vọng của nhân viên là gì?
Wee cho biết những gì lãnh đạo mong đợi ở nhân viên bao gồm:
- Thái độ tích cực, tôn trọng.
- Làm việc trung thực và chính trực.
- Đại diện cho tổ chức một cách có trách nhiệm.
- Thực hiện công việc theo tiêu chuẩn hợp lý, có thể chấp nhận được.
- Đi làm đều đặn.
- Ứng xử một cách chuyên nghiệp, ngay cả ngời giờ làm.
- Tuân thủ các quy định đã đặt ra khi giải quyết sự cố.
Cũng giống như kỳ vọng đối với hành vi của nhân viên, người lao động cũng có những mong đợi nhất định như:
- Được đào tạo và hỗ trợ phù hợp
- Trả lương đúng hẹn
- Môi trường làm việc cần an toàn, lành mạnh
- Công bố và giải thích đầy đủ về trách nhiệm công việc, các chính sách và thủ tục của công ty
- Phản hồi thường xuyên về hiệu suất từ người giám sát hoặc người quản lý
- Tiếp cận các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả và đúng cách
- Giao tiếp công bằng và áp dụng các chính sách (ví dụ: hiệu suất, kỷ luật, ứng xử) nhất quán trong toàn công ty
- Được công nhận khi có thành tích trong công việc
Mỗi công ty có thể đặt ra những kỳ vọng bổ sung cho nhân viên và đổi lại là cung cấp nhiều hơn cho họ, nhưng hãy đảm bảo đó là quá trình cho – nhận công bằng.
Các bước đặt kỳ vọng cho nhân viên
1. Xác định kỳ vọng của bạn
Trước khi trao đổi với nhân viên, bạn cần trò chuyện với chính mình và viết ra những kỳ vọng thực tế của bạn. Ví dụ, bạn có thể nêu ra các kỳ vọng cụ thể dành cho nhân viên như:
- Hoàn thành các dự án trong thời gian nhất định.
- Có một thái độ tích cực.
- Chủ động khi thực hiện các dự án mới. Đưa ra những ý tưởng mới mang lại lợi ích cho công ty.
- Đến nơi làm việc đúng giờ.
- Trang phục đúng chuẩn
- Chuyên nghiệp, thân thiện khi giao tiếp với khách hàng và các nhân viên khác.
- Liên hệ với khách hàng trong khoảng thời gian phù hợp
- Tôn trọng lẫn nhau.
2. Giảm thiểu sự hiểu nhầm
Minh bạch và rõ ràng là từ khóa bạn cần nhớ. Nếu nhân viên không hiểu hết những gì bạn kỳ vọng, họ sẽ khó đáp ứng được những mong đợi của bạn. Dưới đây là những gợi ý để kỳ vọng trở nên rõ ràng hơn:
- Trình bày chính xác những gì bạn mong đợi trong thủ tục giấy tờ dành cho nhân viên mới.
- Cung cấp cho nhân viên hiện tại một bản hướng dẫn online hoặc bản in sổ tay nhân viên, trong đó ghi rõ những trách nhiệm trong công việc.
- Đừng chỉ giao cho nhân viên bản hướng dẫn, hãy gặp gỡ để thảo luận sâu hơn.
- Giải quyết bất kỳ câu hỏi nào mà nhân viên đặt ra về kỳ vọng của bạn.
- Đảm bảo nhân viên hiểu kỳ vọng của bạn.
3. Cho nhân viên biết tầm quan trọng của việc đặt kỳ vọng
Điều này có thể giúp họ nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và cảm thấy vai trò của họ trong công ty là quan trọng.
- Đừng chỉ nói cho nhân viên biết kỳ vọng của bạn là gì – hãy nói lý do tại sao chúng lại quan trọng.
- Giúp nhân viên hiểu rõ công ty có thể được lợi như thế nào nếu họ đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của bạn.
- Ngoài việc truyền đạt tầm quan trọng của kỳ vọng, hãy chia nhỏ các lý do càng chi tiết càng tốt, tránh tối đa việc sự nhầm lẫn.
4. Cung cấp ví dụ
Hãy có ví dụ cụ thể về lý do vì sao bạn đặt ra những kỳ vọng này. Hãy giải thích cho nhân viên của bạn cách những kỳ vọng này kết nối với các mục tiêu của công ty.
- Đi làm đúng giờ, đảm bảo hoạt động và công việc diễn ra suôn sẻ.
- Việc tuân thủ các quy định về trang phục giúp công ty trở nên chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
- Thể hiện thái độ tích cực trong công việc giúp nhân viên giải quyết căng thẳng và giữ tinh thần phấn chấn.
5. Nhận thỏa thuận và cam kết
Chính thức hóa các kỳ vọng bằng cách yêu cầu nhân viên ký tên vào chúng, giúp họ cảm thấy nghiêm túc hơn khi thực hiện. Trong trường hợp họ không đáp ứng được kỳ vọng, bạn sẽ có cơ sở để quy trách nhiệm một cách thuyết phục.
Trên đây là những bước cần thiết để quản lý kỳ vọng đối với nhân viên mà nhiều chủ doanh nghiệp thường ít khi để ý. Việc đưa ra kỳ vọng cho nhân viên rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình giao tiếp trong tương lai trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn.
(Nguồn: Business News Daily)