Quản lý thời gian hiệu quả cho phép chúng ta tận dụng tối đa thời gian trong ngày, hoàn thành công việc nhanh chóng hơn và ưu tiên những công việc sẽ có ảnh hưởng lớn nhất. Tuy nhiên, đây là kỹ năng mà hầu hết mọi người đều thừa nhận là mình chưa làm chủ được.
Những người khác nhau cần các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả khác nhau. Nếu bạn là một sinh viên sắp tốt nghiệp, bạn có thể chọn quản lý thời gian của mình theo một cách khác với một người mẹ đang đi làm. Nếu bạn là nhà lãnh đạo, bạn có thể phù hợp với phương pháp quản lý thời gian khác với nhân viên bình thường.
Tìm ra một quy trình quản lý thời gian phù hợp với bản thân là chìa khóa để giúp cuộc sống trở nên “ngăn nắp” hơn và hạn chế căng thẳng đáng kể. Nhằm giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, chúng tôi tổng hợp 4 công cụ và kỹ thuật phổ biến để bạn tham khảo.
1. Quy luật Pareto (quy luật 80/20)
Quy luật 80/20 là một kỹ thuật được tạo ra bởi nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto. Ý tưởng của quy luật này là khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Nếu bạn để ý, 80% doanh thu của công ty thường đến từ chỉ khoảng 20% khách hàng thân thiết. Những tỷ lệ tương tự cũng xuất hiện trong đời sống hàng ngày, và khi áp dụng vào quản lý thời gian, quy luật này đòi hỏi bạn chú ý nhiều hơn đến 20% thời gian chất lượng (số thời gian có thể tạo ra đến 80% kết quả) thay vì dàn trải sự tập trung không cần thiết cho cả 100% thời gian.
Ví dụ, để đạt được một mục tiêu, bạn không nên phân bố toàn bộ thời gian đều nhau cho tất cả các nhiệm vụ. 20% thời gian chất lượng nên tập trung vào khâu quan trọng nhất, có thể là bước lập kế hoạch chi tiết.
2. Phương pháp quả cà chua (phương pháp Pomodoro)
Kỹ thuật Pomodoro được tạo ra bởi doanh nhân và tác giả Francesco Cirillo. Kỹ thuật này sử dụng đồng hồ hẹn giờ để chia nhỏ công việc của bạn thành các khoảng thời gian ngắn. Mỗi khoảng thời gian được gọi là một Pomodoro, được đặt tên theo chiếc đồng hồ hình quả cà chua mà Cirillo đã tạo ra.
Phương pháp này được thực hiện như thế nào?
- Chọn một nhiệm vụ, công việc bạn cần hoàn thành.
- Đặt hẹn giờ (ví dụ: trong 25 phút – đây là thời gian lý tưởng nhất được chứng minh là não bộ có thể tập trung, sau đó sẽ bắt đầu xao nhãng) .
- Thực hiện nhiệm vụ.
- Khi đồng hồ báo thức kêu, hãy đánh dấu trên một mảnh giấy.
- Nghỉ giải lao: Nghỉ ngơi trong khoảng 3-4 phút. Đi dạo, uống một tách cà phê, làm gì đó không liên quan đến công việc để não bộ được thư giãn.
- Lặp lại các bước từ b-f. Sau khi hoàn thành chu trình này 4 lần, bạn có thể nghỉ giải lao dài hơn (20-30 phút).
3. Ma trận Eisenhower
Trước khi Dwight Eisenhower trở thành tổng thống thứ 34 vào năm 1953, ông đã phục vụ trong Quân đội Hoa Kỳ với tư cách là Tư lệnh Lực lượng Đồng minh trong Thế chiến thứ hai. Đối mặt với những quyết định khó khăn hàng ngày, ông đã phát minh ra thứ mà ngày nay được gọi là ma trận Eisenhower, hay ma trận cấp bách-quan trọng .
Dưới đây là hình minh họa.
Cách thực hiện:
- Sắp xếp danh sách nhiệm vụ của bạn thành bốn góc phần tư riêng biệt, phân chia thành các mức độ Khẩn cấp (Urgent) – Không khẩn cấp (Not Urgent), Quan trọng (Important) – Không quan trọng (Not Important).
- Phân biệt: Nhiệm vụ khẩn cấp là nhiệm vụ chúng ta cần hoàn thành ngay, nếu không sẽ gây ra hậu quả gì đó sớm. Nhiệm vụ quan trọng là nhiệm vụ đóng góp vào mục tiêu hoặc giá trị dài hạn.
- Mức độ ưu tiên: Với một việc vừa Khẩn cấp vừa Quan trọng, bạn nên thực hiện ngay lập tức. Với một việc Quan trọng nhưng Không khẩn cấp, bạn hãy lên kế hoạch/deadline để thực hiện. Với một việc Khẩn cấp nhưng Không quan trọng, bạn có thể ủy quyền cho người khác làm thay. Với một việc Không khẩn cấp cũng Không quan trọng, bạn có thể cân nhắc xóa bỏ hoặc chỉ thực hiện khi có nhiều thời gian dư thừa.
4. Định luật Parkinson
Nhà sử học người Anh Cyril Northcote Parkinson đã trở nên nổi tiếng với câu nói “Công việc luôn giãn nở ra để lấp đầy thời gian bạn ấn định nó phải hoàn thành”. Nói cách khác, khoảng thời gian bạn cho mình để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể là khoảng thời gian bạn sẽ mất để hoàn thành nhiệm vụ đó. Nếu bạn đặt deadline quá dài cho một nhiệm vụ đơn giản, nhiều khả năng là bạn sẽ lãng phí nhiều thời gian không cần thiết.
Đây không phải là một kỹ thuật quản lý thời gian. Đó là quy luật và một khi hiểu rõ nó, bạn có thể tìm cách làm việc hiệu quả hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn. Một số mẹo quản lý thời gian như sau:
- Thử làm việc mà không cần bộ sạc máy tính: Điều này sẽ buộc bạn phải hoàn thành một dự án trước khi máy tính của bạn hết pin.
- Hoàn thành sớm: Thay vì hoàn thành một bài chuẩn bị thuyết trình vào nửa đêm, hãy cố gắng hoàn thành nó vào buổi trưa.
- Đặt thời hạn: Cho bản thân một khoảng thời gian nhất định để làm một việc gì đó, và sau đó giảm chỉ còn một nửa.
- Giới hạn thời gian cho các công việc hay nhiệm vụ hằng ngày. Chỉ dành cho mình 20 phút vào buổi sáng để trả lời email.
Định luật này rất phù hợp với những người hay trì hoãn và người làm việc tốt dưới áp lực.
Như vậy, bạn vừa tìm hiểu 4 công cụ và kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến nhất hiện nay. Bạn cảm thấy giải pháp nào phù hợp với bản thân mình? Hãy thử thực hành ngay hôm nay và cho chúng tôi biết nhận xét của bạn về hiệu quả của nó bên dưới phần bình luận nhé.
(Nguồn: USAHS)