TÀI CHÍNH

TÀI CHÍNH: 8 mẹo giúp tháo gỡ khó khăn về dòng tiền cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Dòng tiền là khoản tiền di chuyển vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn. Dòng tiền dương có nghĩa là bạn đang kiếm được nhiều hơn số tiền bạn chi tiêu.

Quản lý dòng tiền đúng cách là một chiến lược quan trọng mà mọi chủ doanh nghiệp phải nắm vững để đạt được thành công tài chính lâu dài. Đồng thời đó là một trong những thách thức lớn nhất mà chủ doanh nghiệp phải đối mặt.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn về dòng tiền, hãy học 8 mẹo mà các chuyên gia khuyên dùng để tồn tại.

Tại sao dòng tiền lại quan trọng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Dòng tiền rất quan trọng đối với một doanh nghiệp nhỏ vì nó cho biết số tiền thực sự đang đi vào và đi ra khỏi công ty của bạn, chứ không phải số tiền bạn đang chờ đợi từ các tài khoản có thể thu được. Nếu dòng tiền dương, bạn sẽ biết mình đang kiếm được nhiều tiền hơn mức chi tiêu, có tiền mặt để trang trải cho việc trả lương, mua và nâng cấp thiết bị, trả nợ vay và các nhu cầu kinh doanh chính khác. Nếu dòng tiền âm, bạn có thể thấy mình không thể trả tiền cho nhân viên và nhà cung cấp, trang trải tiền thuê văn phòng hàng tháng và không có tiền cần thiết cho bất kỳ chi phí kinh doanh hàng ngày nào khác.

Vì những lý do này, bạn nên ưu tiên các chiến lược dòng tiền trong kế hoạch kinh doanh của mình. Từ đó sẽ biết chính xác thời gian nào trong tháng mà bạn có thể gửi hoặc rút tiền từ tài khoản ngân hàng. 

Việc quản lý dòng tiền ảnh hưởng đến tương lai của doanh nghiệp như thế nào?

Quản lý dòng tiền là rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Nếu bạn có thể dự đoán chính xác dòng tiền, bạn sẽ chèo lái công ty của mình đi đúng hướng.

Nếu bạn hiểu các kỹ thuật về dòng tiền, bạn có thể đón đầu thị trường. Bạn thậm chí sẽ dự đoán được dòng tiền, bởi vì bạn hiểu các chu kỳ doanh thu của khách hàng, nhà cung cấp và nhà thầu.

Mọi doanh nghiệp đều có mùa cao điểm và mùa thấp điểm. Hiểu được chi phí sắp tới cho nhân viên làm thêm giờ, thiết bị thay thế và các nhu cầu khác sẽ giúp bạn đảm bảo doanh nghiệp luôn ở trạng thái sẵn sàng để xử lý mọi vấn đề phát sinh.

Bước đầu tiên là xác định dòng tiền mà doanh nghiệp của bạn cần. Điều này được thực hiện bằng cách phân tích tình trạng hiện tại của doanh nghiệp. Cần hiểu lượng tiền bạn đang sử dụng và dự định sử dụng, cũng như khoảng thời gian cần thiết để thu được nhiều tiền hơn.

Mặc dù nhu cầu của mọi doanh nghiệp là khác nhau, nhưng sẽ là khôn ngoan nếu bạn có đủ tiền mặt để trang trải cho dòng tiền trung bình lên đến sáu tháng.

Làm thế nào để có được dòng tiền dương?

Bán hàng rõ ràng là cách tốt nhất để một doanh nghiệp thu được dòng tiền. Nếu bạn không tạo ra doanh số, doanh nghiệp không thực sự tồn tại. Tất nhiên, tiết kiệm tiền trong chi phí hoạt động cũng giúp ích phần nào. Điều quan trọng là phải có ngân sách chi tiết và hạn chế chi tiêu không cần thiết.

Nên làm gì nếu bị thâm hụt dòng tiền?

Trong trường hợp thâm hụt dòng tiền, đây là một số lựa chọn của bạn:

  • Đăng ký khoản vay từ tổ chức ngân hàng hoặc cá nhân.
  • Đăng ký hạn mức tín dụng từ ngân hàng.
  • Thanh lý tài sản.
  • Trì hoãn thanh toán cho nhà cung cấp.

Đôi khi bạn có thể dư tiền mặt. Số tiền đó có thể ảnh hưởng đến các cơ hội trong tương lai, do đó bạn có thể đầu tư ngắn hạn và sử dụng tiền để trả các khoản nợ nhanh hơn. Bằng cách đó, tiền sẽ mang lại lợi ích cho bạn thông qua lãi suất được tạo ra hoặc thời hạn cho vay ngắn hơn.

Luôn tham khảo ý kiến ​​của một kế toán viên chuyên nghiệp trước khi đưa ra các quyết định tài chính quan trọng có thể ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp.

8 cách quản lý dòng tiền

Điều quan trọng nhất khi quản lý dòng tiền là liên tục theo dõi nó. Bạn cần biết công ty đang thu về bao nhiêu tiền cũng như số tiền bạn có trong tay để sử dụng. Dưới đây là một số mẹo đơn giản để tăng dòng tiền và quản lý hoạt động kinh doanh của mình.

1. Không chậm trễ gửi hóa đơn

Bạn có thể muốn chuyển từ mô hình lập hóa đơn hàng tháng sang mô hình gửi hóa đơn mỗi khi hoàn thành một lượng công việc nhất định. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn là một đại lý quảng cáo, hãy gửi hóa đơn không phải vào ngày cuối tháng mà là bất cứ khi nào bạn hoàn thành một số lượng đặt trước của chiến dịch, chi tiêu cho quảng cáo hoặc các sáng kiến ​​khác trong tháng.

2. Giải quyết hàng tồn kho nếu cần thiết

Kiểm tra kho để xác định các mặt hàng không bán chạy. Những sản phẩm này gây hại cho dòng tiền, vì số tiền bạn đã bỏ ra để có được chúng sẽ không chuyển thành doanh số bán hàng và mang lại doanh thu. Bạn có thể giải quyết mối bận tâm về dòng tiền này bằng cách bán những mặt hàng tồn kho với giá chiết khấu và không mua thêm hàng dự trữ. Tương tự, bạn luôn có thể đầu tư nhiều hơn vào việc tích trữ các mặt hàng bán chạy.

3. Thuê thiết bị thay vì mua

Mặc dù mua thiết bị có thể rẻ hơn nếu tính dài hạn, nhưng việc sửa chữa hay lên đời thiết bị có thể tốn kém trong ngắn hạn (chưa kể tốn thời gian). Thay vào đó, việc thuê thiết bị của bạn có thể giảm bớt gánh nặng tài chính ngắn hạn. Bạn sẽ không phải nâng cấp hoặc cố gắng bán lại thiết bị lỗi thời của mình.

4. Vay tiền trước khi bạn cần

Thời điểm tốt nhất để giải quyết vấn đề về dòng tiền là trước khi nó xảy ra. Nếu công việc kinh doanh của bạn đang hoạt động suôn sẻ hoặc đang trong giai đoạn bắt đầu sản xuất, bây giờ là lúc bạn nên vay tiền. Bằng cách mở một hạn mức tín dụng kinh doanh khi thu nhập đang ổn, bạn có thể tránh được rủi ro bị từ chối sau này. Đây cũng sẽ là nguồn dự phòng cần thiết do bất kỳ công ty khởi nghiệp nào. 

5. Đánh giá lại hoạt động kinh doanh

Liên tục xem xét và xác định các hoạt động có thể thuê ngoài hoặc tìm đến bên thứ ba để giảm thiểu chi phí. Khi nền kinh tế thay đổi, các chiến lược kinh doanh cũng cần thay đổi. Luôn tìm cách cải thiện sản phẩm của bạn và đầu tư vào các giải pháp thông minh hơn.

6. Cơ cấu lại các khoản thanh toán

Hãy thương lượng với các nhà cung cấp để hoãn thanh toán cho đến khi tài chính ổn định. Để làm được điều này, bạn nên cố gắng duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan trong công việc hàng ngày. Một khi đã dời hạn trả chi phí, bạn nên trả đúng hẹn. 

Bằng cách này, bạn có thể biến các nhà cung cấp thành người cho vay. Nếu bạn không thể cơ cấu lại ngày thanh toán, hãy xem xét cơ cấu lại chi phí thanh toán bằng cách gặp gỡ các nhà cung cấp mới có khả năng cung cấp hàng tồn kho và vật tư với chi phí tốt hơn. Ngay cả khi bạn không thực sự muốn thay đổi nhà cung cấp, việc sử dụng thông tin từ các đối thủ cạnh tranh có thể là đòn bẩy giúp bạn có được mức giá tốt hơn.

7. Theo dõi tiền đang đi đâu

Nợ nần không phải lúc nào cũng là điều xấu. Đôi khi vay tiền có thể là một giải pháp khắc phục tạm thời cho đến khi doanh nghiệp của bạn đủ vững vàng để tự phát triển. Tuy nhiên, bất cứ khi nào vay nợ, bạn nên theo dõi và đánh giá cẩn thận về dòng tiền của mình.

Mặc dù gánh nợ có thể là chìa khóa để vượt qua thời kỳ khó khăn, nhưng một doanh nghiệp vẫn nên tính toán xem họ có thể gánh bao nhiêu khoản nợ để không bị bội chi. Bạn nên theo dõi các chi phí khác của mình và thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Chẳng hạn, bạn có thể phải chuyển từ tư duy đầu tư dài hạn (mua thiết bị) sang tư duy tồn tại trong ngắn hạn (thuê thiết bị).

8. Tận dụng lợi thế của công nghệ.

Là chủ doanh nghiệp, bạn nên tận dụng các tiến bộ công nghệ và các giải pháp hỗ trợ trí tuệ nhân tạo, chẳng hạn như các ứng dụng và bản cập nhật phần mềm mới. Chúng có thể hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của bạn và tăng hiệu quả. Công nghệ có thể giúp ích cho bất kỳ lĩnh vực nào trong doanh nghiệp của bạn, đặc biệt là để tạo ngân sách và dòng tiền cho dự án.

Công nghệ phù hợp và chiến lược kinh doanh thông minh có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho công ty của bạn. Chúng cho phép bạn dành ít thời gian hơn để lo lắng về dòng tiền và nhiều thời gian hơn để điều hành doanh nghiệp.

Trên đây là 8 mẹo nhỏ được các chuyên gia khuyên dùng giúp doanh nghiệp bạn cải thiện các vấn đề về dòng tiền. Hãy chia sẻ cùng chúng tôi những suy nghĩ và trải nghiệm của bạn nhé!

(Nguồn: Business News Daily)

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
Thảo luận
TIN CÙNG CHUYÊN MỤC

Ngân sách kinh doanh có thể giúp đảm bảo thành công lâu dài cho doanh nghiệp nhỏ. Quá trình tạo ngân sách kinh doanh thực sự không quá khó nếu bạn tiếp cận nó đúng cách. 

6 bước cụ thể để lập ngân sách sẽ được chia sẻ trong bài viết này, cùng theo dõi nhé.

Tại sao phải tạo ngân sách kinh doanh ngay từ đầu?

Tạo ngân sách kinh doanh là đưa ra một dự đoán có cơ sở về tương lai tài chính của doanh nghiệp. Nó yêu cầu kiểm tra những gì đã xảy ra vào tháng trước, những gì đã xảy ra ba tháng trước, so sánh hiện tại với cùng kỳ năm ngoái – sau đó sử dụng thông tin đó để đưa ra các quyết định tài chính khôn ngoan cho thời gian tới.

Nếu bạn vừa trải qua một vài tháng tồi tệ và dự đoán rằng tháng tới cần cẩn trọng hơn, bạn có thể chuẩn bị để giảm thiểu chi phí nếu có thể. Nếu công việc kinh doanh đang bùng nổ và một video vừa đăng đã trở nên viral, hãy mạo hiểm hơn một chút, mua thêm hàng tồn kho để đáp ứng những lượng khách hàng đang được thu hút đến ngày càng nhiều.

Cần một chút trực giác và sự phỏng đoán thông minh để đảm bảo mọi thứ tiếp tục diễn ra suôn sẻ.

Cụ thể hơn, ngân sách kinh doanh có thể giúp doanh nghiệp hưởng lợi bằng cách:

  • Chỉ ra số tiền còn lại mà bạn có thể tái đầu tư.
  • Dự đoán các tháng kinh doanh không suôn sẻ và giúp bạn không mắc nợ.
  • Ước tính những gì cần thực hiện để tạo ra lợi nhuận. 
  • Kiểm soát doanh nghiệp, đảm bảo bạn đang tiêu tiền đúng nơi và đúng thời điểm.

Cách tạo ngân sách kinh doanh: Hướng dẫn 6 bước

Khi bắt đầu, bạn sẽ nhận thấy rằng quá trình lập ngân sách kinh doanh bắt đầu bằng việc nhìn lại thu nhập và chi phí trong quá khứ. Bạn kinh doanh càng lâu thì quá trình này càng dễ dàng, vì bạn sẽ có nhiều dữ liệu hơn để xem xét.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn là thương hiệu mới trên thị trường, bạn có thể phải thực hiện một số nghiên cứu sâu hơn về các chi phí điển hình trong ngành hoặc khu vực để thu thập các con số cho dự báo tài chính. 

1. Kiểm tra doanh thu

Bước đầu tiên khi lập ngân sách nào là nhìn lại công việc kinh doanh hiện tại và tìm tất cả các nguồn doanh thu (hay còn gọi là thu nhập) của bạn. Cộng tất cả các nguồn thu nhập đó lại với nhau để khám phá nguồn tiền nào đổ vào doanh nghiệp của bạn hàng tháng.

Khi tìm thu nhập, hãy đảm bảo tính toán cho doanh thu chứ không phải lợi nhuận. Doanh thu là tất cả số tiền doanh nghiệp nhận được thông qua các hoạt động kinh doanh, trước khi các khoản chi phí được khấu trừ. Lợi nhuận là những gì còn lại sau khi các chi phí được trừ đi.

Khi xác định được tất cả các dòng thu nhập của mình, hãy tính thu nhập hàng tháng. Điều quan trọng là phải thực hiện việc này trong nhiều tháng – và tốt nhất là trong ít nhất 12 tháng trước đó, miễn là bạn có sẵn dữ liệu đó.

Với thông tin từ 12 tháng hoặc hơn, bạn có thể biết thu nhập hàng tháng của mình thay đổi như thế nào theo thời gian và tìm kiếm các mô hình theo mùa. Ví dụ: doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động sa sút sau kỳ nghỉ lễ hoặc trong những tháng mùa hè nóng nực. Biết về những thay đổi theo mùa này sẽ đảm bảo rằng bạn có thể chuẩn bị trước cho những tháng ít tiềm năng và tạo cho mình một bước đệm tài chính.

2. Trừ chi phí cố định

Bước thứ hai trong việc tạo ngân sách kinh doanh là cộng tất cả các chi phí cố định của bạn. Thuật ngữ chi phí cố định áp dụng cho bất kỳ chi phí nào cần thiết và định kỳ cho hoạt động kinh doanh của bạn. Chi phí cố định có thể liên quan đến hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc thậm chí hàng năm, vì vậy hãy đảm bảo nhận được nhiều dữ liệu nhất có thể.

Ví dụ, chi phí cố định trong doanh nghiệp của bạn có thể bao gồm:

  • Thuê văn phòng
  • Vật dụng sản xuất
  • Trả nợ
  • Lương bổng
  • Khấu hao tài sản
  • Các loại thuế
  • Bảo hiểm

Mỗi doanh nghiệp sẽ có chi phí cố định khác với những gì được mô tả ở đây. Hãy dành vài phút để ghi lại các chi phí cố định khác có thể liên quan đến doanh nghiệp của bạn.

Khi bạn đã xác định được chi phí cố định của doanh nghiệp, bạn sẽ trừ những chi phí đó khỏi thu nhập của mình và chuyển sang bước tiếp theo.

3. Xác định chi phí biến đổi

Khi tìm kiếm dữ liệu cần thiết để liệt kê các chi phí cố định của mình, bạn cũng có thể nhận thấy rằng có một số chi phí biến đổi trong doanh nghiệp của bạn.

Chi phí biến đổi là những chi phí thay đổi tùy thuộc vào mức độ bạn sử dụng dịch vụ. Nhiều trong số này cần thiết để doanh nghiệp của bạn duy trì hoạt động, chẳng hạn như các tiện ích.

Bạn cũng sẽ tìm thấy những khoản chi phí không cần thiết cho hoạt động kinh doanh của mình, nhưng sẽ rất ý nghĩa nếu có thể chi, chẳng hạn như đào tạo nội bộ hoặc các hoạt động bổ sung có thể làm tăng lợi nhuận về sau. Chúng được gọi là “chi phí biến đổi”, bao gồm:

  • Thay thế thiết bị cũ.
  • Văn phòng phẩm.
  • Chương trình phát triển chuyên môn.
  • Chi phí tiếp thị.
  • Các tiện ích.

Trong những tháng không có khả năng kiếm được nhiều, bạn sẽ cần giảm chi phí biến đổi của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong những tháng cao điểm, bạn có thể tăng chi tiêu cho các khoản chi phí biến đổi vì lợi ích lâu dài của doanh nghiệp.

4. Dành quỹ dự phòng cho các chi phí phát sinh

Bất kỳ ai trong chúng ta cũng đều từng trải nghiệm cảm giác phải xoay xở chi có chi phí phát sinh. Đối với doanh nghiệp, việc đó có thể trở thành cơn ác mộng khi ngân sách đang eo hẹp. Hãy tránh sự bị động bằng cách đảm bảo rằng bạn có sẵn một khoản dự phòng và lập kế hoạch cho khoản dự phòng đó trong phạm vi ngân sách của bạn.

Mặc dù bạn có thể bị cám dỗ để chi tiêu bất kỳ khoản thu nhập thặng dư nào cho các khoản chi phí biến đổi, nhưng thay vào đó, hãy trích một phần vào quỹ khẩn cấp. Bằng cách đó, bạn sẽ ở trong tâm thế sẵn sàng khi thiết bị hỏng và cần thay thế. 

Hy vọng mọi chủ doanh nghiệp đều thấm thía câu nói: Nếu bạn dành ngân sách cho một vấn đề, trường hợp khẩn cấp sẽ không bao giờ phát sinh. Và nếu trường hợp khẩn cấp xuất hiện? Ồ, bạn đã có ngân sách cho nó. Vì vậy nó không thực sự là một trường hợp khẩn cấp, đúng không?

5. Tạo báo cáo lãi và lỗ

Khi bạn đã thu thập tất cả các thông tin ở trên, đã đến lúc kết hợp tất cả lại với nhau để tạo báo cáo lãi và lỗ, hay còn gọi là P&L (Profit and Loss)

Đó là phép cộng và phép trừ đơn giản: Cộng tất cả thu nhập của bạn trong tháng và cộng tất cả chi phí của bạn trong tháng. Sau đó, lấy thu nhập trừ đi khoản chi và hy vọng bạn sẽ nhận được một số dương ở cuối. 

Nếu bạn kiếm được lợi nhuận, chúc mừng bạn! Nếu không, đó chưa phải là điều tồi tệ. Các doanh nghiệp nhỏ thường không có lãi hàng tháng, chứ chưa nói đến hàng năm. Điều này đặc biệt đúng khi bạn mới bắt đầu kinh doanh.

6. Vạch ra ngân sách kinh doanh cho tương lai

Dù doanh nghiệp của bạn còn non trẻ hay đã có ít nhiều kinh nghiệm trên thương trường, việc dự đoán những gì sẽ xảy ra với doanh nghiệp trong tương lai là vô cùng cần thiết. 

Sau khi tạo P&L – một tài liệu cho thấy quá khứ của doanh nghiệp bạn – đã đến lúc tạo ngân sách. Và đây là một tài liệu hướng tới tương lai.

Đối với bước này, việc tham khảo P&L sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những thăng trầm theo mùa của doanh nghiệp, những khoản đầu tư nào đáng để lặp lại và những gì bạn nên tránh trong tương lai.

Trên P&L của bạn, hãy tìm các xu hướng sau:

  • Xu hướng theo mùa do thời tiết khắc nghiệt, thiên tai hoặc bất ổn kinh tế.
  • Xu hướng theo mùa do lịch học, mô hình du lịch của khách du lịch hoặc hạn chế về nguồn cung.
  • Lợi nhuận cao hơn những năm trước hoặc không thể giải thích được.

Khi kiểm tra P&L, bạn đang tìm cách giải thích những biến động và thay đổi trong hoạt động kinh doanh của mình.

Ví dụ: Nếu bạn vận hành một quầy bán kem que, bạn sẽ thấy lợi nhuận cao hơn vào mùa hè khi trời nóng và trẻ em được nghỉ học. Biết được những tháng sinh lời cao nhất sẽ giúp bạn dự đoán năm tới ra sao, từ đó ra quyết định thuê thêm nhân viên và kéo dài giờ làm việc trong những thời điểm nhất định trong năm, giúp doanh nghiệp thậm chí có lợi nhuận cao hơn trong những tháng nhu cầu cao nhất.

Như vậy, lập ngân sách là một phần không thể thiếu khi bạn sở hữu một doanh nghiệp. Vì vậy, biết từng bước cách tạo ngân sách kinh doanh và quản lý ngân sách hiệu quả sẽ khiến công việc của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

(Nguồn: Nerd Wallet)

Bài viết này cung cấp 13 mẹo tiết kiệm tiền từ các doanh nghiệp nhỏ thực sự đang thành công trong nền kinh tế khó khăn. Người thực, doanh nghiệp thực và ý tưởng thực sẽ giúp bạn cắt giảm chi phí mà vẫn tiếp cận thị trường mục tiêu và phát triển doanh nghiệp.

  1. Cắt giảm quảng cáo truyền thống để chuyển sang các giải pháp thay thế chi phí thấp.

Đây là một động thái phổ biến đối với các doanh nghiệp nhỏ và nhờ có nhiều lựa chọn trong tiếp thị và quảng cáo trên internet, bạn có thể cắt giảm chi phí quảng cáo truyền thống mà vẫn tiếp cận được khách hàng. Chẳng hạn, PR là một hình thức quảng cáo rẻ hơn và hiệu quả hơn nhiều. Hãy sử dụng kiến ​​thức chuyên môn của mình để được giới thiệu là nguồn đáng tin cậy trên các ấn phẩm và phương tiện truyền thông.

Cụ thể hơn, bạn có thể tạm thời tắt quảng cáo trả phí như Google Adwords và tập trung sử dụng các kỹ thuật SEO để đẩy mạnh website, đồng thời tạo các video chất lượng trên Youtube để thu hút nhiều lượt xem và tăng lưu lượng truy cập vào trang web.

  1. Nhận tài trợ cho các sự kiện.

Các sự kiện có thể thu hút rất nhiều khách hàng cũ và mới, do đó nhiều doanh nghiệp vẫn tổ chức sự kiện thường xuyên, từ dạ tiệc đến hội thảo, để mở rộng tệp khách hàng. Hãy tìm đến các nhà tài trợ, những người sẽ giúp trả tiền chi phí tổ chức sự kiện để đổi lấy một số hình thức quảng cáo khi sự kiện diễn ra. Đó thường là một giao dịch tốt cho cả doanh nghiệp nhỏ tổ chức sự kiện và nhà tài trợ thanh toán chi phí, nếu cả hai hoạt động trong các lĩnh vực liên quan.

  1. Thuê ngoài (outsource)

Chi phí cho nhân viên – từ tiền lương, không gian văn phòng đến bảo hiểm – có thể là phần lớn nhất trong ngân sách của một doanh nghiệp nhỏ. Do đó, bạn có thể cân nhắc chọn giữ ở mức tối thiểu nhân viên toàn thời gian và thuê freelancer/cộng tác viê cho những công việc mà nhân viên không thể đảm đương khi cần thiết.

Deborah Sweeney, Giám đốc điều hành của My Corporation Business Services, Inc., sử dụng phương pháp tương tự bằng cách thuê chuyên gia tư vấn khi cần thiết. Sweeney khẳng định rằng cô ấy không chỉ có thể thương lượng mức giá thấp hơn với các chuyên gia tư vấn, mà công ty còn được hưởng lợi từ kinh nghiệm đa dạng hơn trong các lĩnh vực chuyên môn của họ.

  1. Thương lượng với nhà cung cấp.

Mức giá bạn đã trả cho các nhà cung cấp từ trước tới nay không phải là mức giá bất di bất dịch. Suy cho cùng, các nhà cung cấp cũng muốn tiếp tục kinh doanh và họ đang đối phó với một nền kinh tế khó khăn giống như bạn. Nhiều người thường sẵn sàng thương lượng giá thấp hơn là để mất một khách hàng quen thuộc. Bạn chắc chắn sẽ không mất gì khi thử đàm phán lại về giá và nhờ đó có thể tiết kiệm được phần nào. 

  1. Suy nghĩ xa hơn tiền mặt.

Khi nguồn tiền thấp, điều phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ, đừng vội đóng cửa công ty. Hãy nghĩ đến những phương thức giao dịch lâu đời như đổi hàng. Nếu công ty bạn chuyên dịch vụ PR, bạn có thể đề nghị cung cấp dịch vụ thay vì trả tiền mặt cho một công ty thiết kế, để đổi lấy cơ hội nhận thiết kế sản phẩm mà không phải trả tiền mặt. Khi thương lượng với nhà cung cấp, câu trả lời tệ nhất mà bạn có thể nhận được là “không”, và bạn có thể biết được ý của họ rất nhanh chỉ bằng cách thử đặt câu hỏi. 

  1. Cắt giảm các chi phí không cần thiết liên quan đến nhân viên, không phải cắt giảm nhân viên.

Ian Aronovich, nhà sáng lập Government Auctions nói rằng doanh nghiệp của ông từng cung cấp bữa trưa miễn phí cho nhân viên nội vụ cho đến năm 2009, tức là khi nền kinh tế buộc họ phải suy nghĩ lại về cách chi tiêu của mình. Mặc dù cả công ty và nhân viên đều không muốn từ bỏ đặc quyền, nhưng đó sẽ là lựa chọn tốt hơn về mặt tài chính khi cung cấp bữa sáng đơn giản vào các ngày thứ Sáu, tiết kiệm tiền chi tiêu cho bữa trưa miễn phí. Với động thái này, Aronovich cũng không phải cắt giảm nhân viên.

  1. Làm việc từ xa

Dù không khả thi đối với tất cả các doanh nghiệp, nhưng khi thực hiện được, nó có thể là một cách tiết kiệm tiền rất hiệu quả. Hãng PR Pascale Communications được thành lập như một công ty hoàn toàn ảo. Điều đó cho phép doanh nghiệp nhỏ này không phải chi tiền thuê văn phòng và trả phí hoạt động đi kèm với đó, đồng thời tập trung vào sản xuất công việc với chi phí tối thiểu. Nếu bạn không thể chuyển đổi toàn bộ nhân viên của mình sang cách thức làm việc từ xa, hãy tìm cách chuyển đổi ít nhất một lượng nhân viên nhất định.

  1. Bảo vệ môi trường

Theo Shel Horowitz, tác giả cuốn sách Guerilla Marketing Goes Green: Bảo vệ môi trường không chỉ là một động thái PR tuyệt vời mà còn là một động thái tài chính thông minh. Horowitz khuyến nghị các thay đổi đơn giản như tắt thiết bị khi không sử dụng, yêu cầu nhân viên luôn in trên hai mặt giấy nếu có thể để giảm lãng phí. Nhờ tiết kiệm năng lượng, doanh nghiệp vừa có thể đi theo hướng bảo vệ môi trường một cách tự nhiên đồng thời cắt giảm được chi phí đáng kể. 

  1. Thuê những người thông minh, ít kinh nghiệm.

Kinh nghiệm không nên là điều kiện hàng đầu khi tuyển dụng nhân viên cho các doanh nghiệp nhỏ, bởi nó đi kèm với mức lương cao. Lần tới khi bạn đăng quảng cáo tuyển dụng, hãy loại bỏ dòng có nội dung “Phải có X năm kinh nghiệm” và thay thế bằng “Chào mừng sinh viên vừa tốt nghiệp nộp đơn ứng tuyển”. Sweeney đã sử dụng phương pháp này và thuê những cựu sinh viên mới ra trường, vừa để giảm mức lương đầu vào so với người có nhiều kinh nghiệm, vừa xây dựng được một đội ngũ luôn cập nhật công nghệ mới nhất, nhanh nhẹn và rất ham học hỏi. 

  1. Thương lượng với chủ nhà

Joellen Sommer, một chuyên gia tài chính, gợi ý nên thương lượng lại hợp đồng thuê văn phòng để tiết kiệm chi phí. Gignilliat, người sáng lập Parties That Cook đã làm điều đó và nhờ vậy có thể tiết kiệm một trong những khoản chi phí lớn nhất mà các doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt. Nếu mặt bằng bán lẻ quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, hãy bắt đầu trao đổi về một thỏa thuận tốt hơn để cắt giảm ngân sách.

  1. Cắt giảm thời gian làm việc của nhân viên.

Sommer cũng nhận thấy rằng khách hàng của cô có thể cắt giảm nhiều nhân viên xuống còn bốn ngày làm việc trong tuần, điều này thường mang lại hiệu quả tốt hơn cho nhân viên cũng như chủ doanh nghiệp. Một tuần làm việc bốn ngày đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí tiện ích và hoạt động cũng như giảm chi phí tiền lương cho doanh nghiệp nói chung.

  1. Tiết kiệm chi phí vận chuyển.

Jessie Connors, Giám đốc điều hành của thương hiệu may mặc Peppermint Park, lưu ý rằng người quản lý vận chuyển của công ty cô liên tục kiểm tra và so sánh giá cả, thương lượng các điều khoản tốt hơn và đảm bảo rằng họ tiết kiệm được từng xu có thể. Nghe có vẻ ít ỏi, nhưng nếu chúng ta tiết kiệm được một chút tiền vận chuyển cho mỗi sản phẩm thì khoản tiết kiệm cho mọi sản phẩm sẽ khá lớn.

  1. Cắt giảm chi phí bảo trì.

Bạn có thực sự cần dịch vụ vệ sinh hàng ngày tại văn phòng? Sommer khuyên bạn nên xem xét các chi phí bảo trì liên tục và cắt giảm nếu có thể. Nhân viên có thể dọn sạch thùng rác của chính họ. Dịch vụ dọn dẹp có thể được cung cấp hàng tuần thay vì hàng ngày. Giảm tần suất chi phí bảo trì và bạn có thể tiết kiệm tiền mà không cần giảm hoàn toàn các hạng mục bảo trì hoặc dịch vụ cần thiết.

Ngoài những ý tưởng tiết kiệm chi phí ở trên, doanh nghiệp của bạn còn mẹo nào thú vị muốn chia sẻ không? Hãy để lại bình luận ngay bên dưới nhé. 

(Nguồn: American Express)

Hiểu về chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp là điều quan trọng để theo dõi đúng các chi phí kinh doanh. Khi bạn biết chi phí thực sự liên quan đến việc sản xuất và cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho người tiêu dùng, bạn có thể định giá cạnh tranh và chính xác. 

Chi phí trực tiếp là gì?

Chi phí trực tiếp là chi phí gắn liền với một “đối tượng chi phí” cụ thể, có thể là một sản phẩm, bộ phận hoặc dự án. Nó bao gồm tổng chi phí nguyên liệu và chi phí lao động cần thiết để tạo ra sản phẩm.

Ví dụ, nếu có một nhân viên được thuê và làm việc trong một dự án hoặc trong một số giờ nhất định, thì chi phí lao động của họ trong dự án đó là chi phí trực tiếp. Nếu công ty bạn phát triển phần mềm và cần các tài sản phục vụ việc đó, chẳng hạn như các ứng dụng phát triển, thì đó là chi phí trực tiếp.

Chi phí trực tiếp phần lớn là nhân công và nguyên vật liệu trực tiếp. Chẳng hạn, để tạo ra sản phẩm, một nhà sản xuất thiết bị cần có thép, linh kiện điện tử và các nguyên liệu thô khác, cùng với chi phí phải trả cho nhân công. 

Có 2 cách phổ biến để theo dõi chi phí này, tùy vào thời điểm công ty sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất, bao gồm nhập sau – xuất trước (LIFO) hoặc nhập trước – xuất trước (FIFO) . Điều này cực kỳ có ích trong trường hợp chi phí nguyên vật liệu của doanh nghiệp bạn dao động trong quá trình sản xuất.

Hầu hết các chi phí trực tiếp không cố định. Chẳng hạn phần cứng điện thoại thông minh là chi phí trực tiếp, và sẽ thay đổi vì việc sản xuất nó phụ thuộc vào số lượng đơn vị được đặt hàng. Tuy nhiên cũng có ngoại lệ như chi phí nhân công trực tiếp, thường không thay đổi trong cả năm. Thông thường, tiền lương của một nhân viên không tăng hoặc giảm liên quan trực tiếp đến số lượng sản phẩm được sản xuất.

Chi phí gián tiếp là gì?

Chi phí gián tiếp là khoản vượt ra ngoài chi phí bạn phải chịu để tạo nên một sản phẩm, bao gồm các chi phí liên quan đến việc duy trì và điều hành một công ty. Chi phí này là những khoản chi còn lại sau khi tính toán các  khoản chi phí trực tiếp.

Nguyên liệu và vật tư hay thiết bị cho hoạt động hàng ngày của công ty là các chi phí gián tiếp nổi bật. Mặc dù những hạng mục này đóng góp cho toàn bộ công ty, nhưng chúng không được chỉ định cho việc tạo ra bất kỳ một dịch vụ nào.

Chi phí gián tiếp bao gồm vật tư, điện nước, tiền thuê thiết bị văn phòng, máy tính để bàn và điện thoại. Giống như chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp cũng có thể thay đổi hoặc cố định. Chi phí gián tiếp cố định bao gồm những thứ như tiền thuê văn phòng. Chi phí gián tiếp biến đổi bao gồm điện, ga…

Phân biệt chi phí trực tiếp và gián tiếp

Để phân loại các khoản thanh toán là chi phí trực tiếp hay gián tiếp, bạn cần nhớ một mẹo đơn giản như sau. Chi phí trực tiếp bao gồm các chi phí liên quan đến việc tạo ra, phát triển và phát hành một sản phẩm.

Chi phí trực tiếp bao gồm:

  • Vật tư sản xuất
  • Thiết bị, dụng cụ
  • Nguyên liệu thô
  • Chi phí nhân công
  • Chi phí sản xuất khác

Ngược lại, chi phí gián tiếp là các chi phí không có liên quan trực tiếp đến phát triển sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp.

Chi phí gián tiếp bao gồm:

  • Tiện ích
  • Văn phòng phẩm
  • Công nghệ văn phòng
  • Chiến dịch quảng cáo
  • Dịch vụ kế toán và tính lương
  • Các chương trình phúc lợi, hoạt động đặc quyền cho nhân viên
  • Chi phí bảo hiểm

Là chủ doanh nghiệp, biết sự khác biệt giữa cả hai loại chi phí là rất quan trọng. Một là nó giúp bạn hiểu rõ hơn về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, từ đó có thể dẫn đến việc định giá cạnh tranh hơn. Hai là bạn sẽ hiểu rõ hơn về vấn đề liên quan đến kế toán và có thể lập kế hoạch tốt hơn cho tương lai của doanh nghiệp. 

Một lợi ích khác không kém phần quan trọng liên quan đến việc nộp thuế. Một số chi phí trực tiếp và gián tiếp được khấu trừ thuế. Ví dụ như chi phí trực tiếp được khấu trừ thuế sẽ là sửa chữa thiết bị kinh doanh, dây chuyền sản xuất chẳng hạn. Các chi phí gián tiếp được khấu trừ thuế có thể bao gồm các tiền thuê văn phòng, tiện ích và các chi phí bảo hiểm nhất định.

Trong các trường hợp được tài trợ bởi Chính phủ hoặc các hình thức tài trợ bên ngoài khác, việc xác định chi phí trực tiếp và gián tiếp trở nên quan trọng gấp nhiều lần. Các quy tắc tài trợ thường yêu cầu phân loại nghiêm ngặt chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp, từ đó phân bổ tài trợ cụ thể cho mỗi loại.

Thông thường, nhà tài trợ cho một dự án cụ thể thường hỗ trợ phần lớn cho chi phí trực tiếp. Một số cơ quan chính phủ có thể cho bạn cơ hội để giải thích lý do tại sao nên tài trợ các chi phí gián tiếp, nhưng quyết định cấp vốn hoàn toàn thuộc về họ.

Trên đây là những kiến thức cơ bản về chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Hy vọng bạn đã nắm được tầm quan trọng của việc phân loại hai chi phí này và áp dụng hiệu quả vào doanh nghiệp. 

(Nguồn: Business News Daily)

Lạm phát và cách nó tác động đến nền kinh tế rộng lớn hơn có rất nhiều ý nghĩa đối với sự phát triển của từng doanh nghiệp. 

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu những kiến thức cơ bản liên quan đến lạm phát, từ đó xác định cách đối phó với nó. 

Lạm phát là gì?

Lạm phát là sự tăng mức giá chung của hàng hóa và dịch vụ theo thời gian. Nó cũng có thể được coi là sự giảm giá trị của đồng tiền, bởi vì người tiêu dùng hiện có thể mua được ít hơn so với trước đây với cùng một đồng đó. 

“Lạm phát” là một từ thông dụng mà hầu hết mọi người đã nghe nhưng ít người thực sự hiểu. Bạn có thể biết rằng lạm phát có liên quan nhiều đến giá hàng hóa và dịch vụ, nhưng bạn không chắc chúng có liên quan như thế nào. Tại sao lạm phát xảy ra, nó đến từ đâu, và tại sao lạm phát lại quan trọng đối với các doanh nghiệp?

Từ năm 1913 đến năm 2013, Mỹ đã trải qua tỷ lệ lạm phát trung bình là 3,22% . Điều đó có nghĩa trung bình một món đồ có giá 100 đô la trong năm nay sẽ có giá 103,22 đô la vào năm sau. 

Lạm phát được tính toán bởi Cục Thống kê Lao động bằng cách sử dụng một số chỉ số kinh tế, bao gồm Chỉ số giá tiêu dùng (CPI) và Chỉ số giá sản xuất (PPI). 

Chỉ số CPI đo lường sự thay đổi giá cả ở khía cạnh của người tiêu dùng và theo dõi sự thay đổi giá cả của các hàng hóa/dịch vụ khác nhau. PPI xem xét sự thay đổi giá từ quan điểm của người bán bằng cách đo lường mức giá mà các công ty phải trả cho các nguyên liệu thô được sử dụng để sản xuất hàng hóa. PPI rất hữu ích, bởi vì lạm phát thường bắt đầu từ chuỗi cung ứng khi chi phí của các bộ phận cấu thành tăng lên. Các nhà sản xuất sau đó sẽ tính phí nhiều hơn cho thành phẩm của họ. 

Nhiều người có thể nghĩ rằng tất cả lạm phát đều xấu, tuy nhiên các nhà kinh tế cho rằng một số lạm phát được kiểm soát vẫn tốt cho một nền kinh tế. Lạm phát khuyến khích chi tiêu, bởi vì khi đồng mất giá, nó tạo ra động lực không khuyến khích tiết kiệm những đồng tiền đó. Lạm phát cho các doanh nghiệp niềm tin để tuyển thêm nhân công. Lạm phát chỉ trở nên nguy hiểm khi nó không được kiểm soát và làm tăng giá cả nhanh chóng đến mức khiến mọi hoạt động kinh tế phải ngừng trệ. 

Nền kinh tế không nhất thiết phải trải qua lạm phát hàng năm. Ngược lại với lạm phát là giảm phát, tức là khi giá cả đi xuống và tỷ lệ lạm phát hạ xuống dưới mức 0%. Trong khi bạn có thể nghĩ giá thấp hơn sẽ có lợi hơn, giảm phát thường không phải là điều đáng hoan nghênh. Nó là chỉ báo cho thấy điều kiện kinh tế đang xấu đi, thường dẫn đến mức sản xuất thấp hơn và cuối cùng là tỷ lệ thất nghiệp cao.

Lạm phát ảnh hưởng như thế nào đến lãi suất?

Lạm phát là một khái niệm quan trọng đối với doanh nghiệp nhỏ vì nó ảnh hưởng đến lãi suất và chi phí vay. Trọng tâm của mối quan hệ giữa lạm phát và lãi suất là lãi suất thực và lãi suất danh nghĩa. Lãi suất danh nghĩa là lãi suất được quảng cáo bởi ngân hàng. Chẳng hạn, chúng là tiền lãi được tích lũy từ khoản tiết kiệm trong tài khoản của bạn. Lãi suất thực là lãi suất danh nghĩa được điều chỉnh theo lạm phát. 

Trong một kịch bản kinh tế có lạm phát 3% và bạn có một khoản vay có lãi suất thay đổi với mức 10% được điều chỉnh theo lạm phát, lãi suất thực tế bạn sẽ trả là 13%. Nói cách khác, lạm phát có thể khiến bạn tốn nhiều tiền hơn. 

Ngoài ra, lạm phát có thể ảnh hưởng đến quỹ của Chính phủ, là cơ sở cho các khoản vay trên toàn quốc. 

Làm thế nào để bảo vệ doanh nghiệp trước lạm phát?

Lạm phát là một tác động từ thị trường mà bạn không thể kiểm soát, vì vậy mỗi doanh nghiệp cần có cả chiến lược chủ động và kế hoạch phản ứng với lạm phát. Tất cả điều này bắt đầu bằng việc cập nhật thông tin: Nếu lãi suất cho vay thấp, đây là thời điểm tốt để vay. Nếu lãi suất cao, có thể tốt hơn là đợi đến khi nó giảm xuống. 

Nếu lạm phát sắp xảy ra và các chuyên gia dự đoán giá hàng hóa sẽ tăng, bạn có thể thực hiện một số chiến lược để bảo vệ doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, mục tiêu chính phải là giải phóng càng nhiều vốn càng tốt trong điều kiện giá cả ngày càng tăng. 

  • Giảm nợ: Bạn sẽ cần nhiều tiền mặt hơn để đối phó với chi phí lạm phát gia tăng. Nếu có thể hợp nhất nợ hoặc thanh toán cho các chủ nợ trước khi lạm phát tăng đột biến, bạn có thể vẫn linh hoạt về mặt tài chính. 
  • Tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh: Hợp nhất các phòng ban, xem xét lại các quy trình kinh doanh, điều chỉnh kỳ vọng và cố gắng hết sức để duy trì sự tinh gọn. 
  • Suy xét về các nhà cung cấp: Cân nhắc xem doanh nghiệp đang làm việc với những bên cung ứng nào và nỗ lực cắt giảm chi phí nếu có thể. 

Hãy luôn đặt mình vào thế chủ động để sẵn sàng đối phó với bất kỳ tác động khách quan nào như lạm phát nhé! 

(Nguồn: Business News Daily)

BÀI VIẾT NỔI BẬT