Ngân sách kinh doanh có thể giúp đảm bảo thành công lâu dài cho doanh nghiệp nhỏ. Quá trình tạo ngân sách kinh doanh thực sự không quá khó nếu bạn tiếp cận nó đúng cách.
6 bước cụ thể để lập ngân sách sẽ được chia sẻ trong bài viết này, cùng theo dõi nhé.
Tại sao phải tạo ngân sách kinh doanh ngay từ đầu?
Tạo ngân sách kinh doanh là đưa ra một dự đoán có cơ sở về tương lai tài chính của doanh nghiệp. Nó yêu cầu kiểm tra những gì đã xảy ra vào tháng trước, những gì đã xảy ra ba tháng trước, so sánh hiện tại với cùng kỳ năm ngoái – sau đó sử dụng thông tin đó để đưa ra các quyết định tài chính khôn ngoan cho thời gian tới.
Nếu bạn vừa trải qua một vài tháng tồi tệ và dự đoán rằng tháng tới cần cẩn trọng hơn, bạn có thể chuẩn bị để giảm thiểu chi phí nếu có thể. Nếu công việc kinh doanh đang bùng nổ và một video vừa đăng đã trở nên viral, hãy mạo hiểm hơn một chút, mua thêm hàng tồn kho để đáp ứng những lượng khách hàng đang được thu hút đến ngày càng nhiều.
Cần một chút trực giác và sự phỏng đoán thông minh để đảm bảo mọi thứ tiếp tục diễn ra suôn sẻ.
Cụ thể hơn, ngân sách kinh doanh có thể giúp doanh nghiệp hưởng lợi bằng cách:
- Chỉ ra số tiền còn lại mà bạn có thể tái đầu tư.
- Dự đoán các tháng kinh doanh không suôn sẻ và giúp bạn không mắc nợ.
- Ước tính những gì cần thực hiện để tạo ra lợi nhuận.
- Kiểm soát doanh nghiệp, đảm bảo bạn đang tiêu tiền đúng nơi và đúng thời điểm.
Cách tạo ngân sách kinh doanh: Hướng dẫn 6 bước
Khi bắt đầu, bạn sẽ nhận thấy rằng quá trình lập ngân sách kinh doanh bắt đầu bằng việc nhìn lại thu nhập và chi phí trong quá khứ. Bạn kinh doanh càng lâu thì quá trình này càng dễ dàng, vì bạn sẽ có nhiều dữ liệu hơn để xem xét.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn là thương hiệu mới trên thị trường, bạn có thể phải thực hiện một số nghiên cứu sâu hơn về các chi phí điển hình trong ngành hoặc khu vực để thu thập các con số cho dự báo tài chính.
1. Kiểm tra doanh thu
Bước đầu tiên khi lập ngân sách nào là nhìn lại công việc kinh doanh hiện tại và tìm tất cả các nguồn doanh thu (hay còn gọi là thu nhập) của bạn. Cộng tất cả các nguồn thu nhập đó lại với nhau để khám phá nguồn tiền nào đổ vào doanh nghiệp của bạn hàng tháng.
Khi tìm thu nhập, hãy đảm bảo tính toán cho doanh thu chứ không phải lợi nhuận. Doanh thu là tất cả số tiền doanh nghiệp nhận được thông qua các hoạt động kinh doanh, trước khi các khoản chi phí được khấu trừ. Lợi nhuận là những gì còn lại sau khi các chi phí được trừ đi.
Khi xác định được tất cả các dòng thu nhập của mình, hãy tính thu nhập hàng tháng. Điều quan trọng là phải thực hiện việc này trong nhiều tháng – và tốt nhất là trong ít nhất 12 tháng trước đó, miễn là bạn có sẵn dữ liệu đó.
Với thông tin từ 12 tháng hoặc hơn, bạn có thể biết thu nhập hàng tháng của mình thay đổi như thế nào theo thời gian và tìm kiếm các mô hình theo mùa. Ví dụ: doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động sa sút sau kỳ nghỉ lễ hoặc trong những tháng mùa hè nóng nực. Biết về những thay đổi theo mùa này sẽ đảm bảo rằng bạn có thể chuẩn bị trước cho những tháng ít tiềm năng và tạo cho mình một bước đệm tài chính.
2. Trừ chi phí cố định
Bước thứ hai trong việc tạo ngân sách kinh doanh là cộng tất cả các chi phí cố định của bạn. Thuật ngữ chi phí cố định áp dụng cho bất kỳ chi phí nào cần thiết và định kỳ cho hoạt động kinh doanh của bạn. Chi phí cố định có thể liên quan đến hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc thậm chí hàng năm, vì vậy hãy đảm bảo nhận được nhiều dữ liệu nhất có thể.
Ví dụ, chi phí cố định trong doanh nghiệp của bạn có thể bao gồm:
- Thuê văn phòng
- Vật dụng sản xuất
- Trả nợ
- Lương bổng
- Khấu hao tài sản
- Các loại thuế
- Bảo hiểm
Mỗi doanh nghiệp sẽ có chi phí cố định khác với những gì được mô tả ở đây. Hãy dành vài phút để ghi lại các chi phí cố định khác có thể liên quan đến doanh nghiệp của bạn.
Khi bạn đã xác định được chi phí cố định của doanh nghiệp, bạn sẽ trừ những chi phí đó khỏi thu nhập của mình và chuyển sang bước tiếp theo.
3. Xác định chi phí biến đổi
Khi tìm kiếm dữ liệu cần thiết để liệt kê các chi phí cố định của mình, bạn cũng có thể nhận thấy rằng có một số chi phí biến đổi trong doanh nghiệp của bạn.
Chi phí biến đổi là những chi phí thay đổi tùy thuộc vào mức độ bạn sử dụng dịch vụ. Nhiều trong số này cần thiết để doanh nghiệp của bạn duy trì hoạt động, chẳng hạn như các tiện ích.
Bạn cũng sẽ tìm thấy những khoản chi phí không cần thiết cho hoạt động kinh doanh của mình, nhưng sẽ rất ý nghĩa nếu có thể chi, chẳng hạn như đào tạo nội bộ hoặc các hoạt động bổ sung có thể làm tăng lợi nhuận về sau. Chúng được gọi là “chi phí biến đổi”, bao gồm:
- Thay thế thiết bị cũ.
- Văn phòng phẩm.
- Chương trình phát triển chuyên môn.
- Chi phí tiếp thị.
- Các tiện ích.
Trong những tháng không có khả năng kiếm được nhiều, bạn sẽ cần giảm chi phí biến đổi của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong những tháng cao điểm, bạn có thể tăng chi tiêu cho các khoản chi phí biến đổi vì lợi ích lâu dài của doanh nghiệp.
4. Dành quỹ dự phòng cho các chi phí phát sinh
Bất kỳ ai trong chúng ta cũng đều từng trải nghiệm cảm giác phải xoay xở chi có chi phí phát sinh. Đối với doanh nghiệp, việc đó có thể trở thành cơn ác mộng khi ngân sách đang eo hẹp. Hãy tránh sự bị động bằng cách đảm bảo rằng bạn có sẵn một khoản dự phòng và lập kế hoạch cho khoản dự phòng đó trong phạm vi ngân sách của bạn.
Mặc dù bạn có thể bị cám dỗ để chi tiêu bất kỳ khoản thu nhập thặng dư nào cho các khoản chi phí biến đổi, nhưng thay vào đó, hãy trích một phần vào quỹ khẩn cấp. Bằng cách đó, bạn sẽ ở trong tâm thế sẵn sàng khi thiết bị hỏng và cần thay thế.
Hy vọng mọi chủ doanh nghiệp đều thấm thía câu nói: Nếu bạn dành ngân sách cho một vấn đề, trường hợp khẩn cấp sẽ không bao giờ phát sinh. Và nếu trường hợp khẩn cấp xuất hiện? Ồ, bạn đã có ngân sách cho nó. Vì vậy nó không thực sự là một trường hợp khẩn cấp, đúng không?
5. Tạo báo cáo lãi và lỗ
Khi bạn đã thu thập tất cả các thông tin ở trên, đã đến lúc kết hợp tất cả lại với nhau để tạo báo cáo lãi và lỗ, hay còn gọi là P&L (Profit and Loss).
Đó là phép cộng và phép trừ đơn giản: Cộng tất cả thu nhập của bạn trong tháng và cộng tất cả chi phí của bạn trong tháng. Sau đó, lấy thu nhập trừ đi khoản chi và hy vọng bạn sẽ nhận được một số dương ở cuối.
Nếu bạn kiếm được lợi nhuận, chúc mừng bạn! Nếu không, đó chưa phải là điều tồi tệ. Các doanh nghiệp nhỏ thường không có lãi hàng tháng, chứ chưa nói đến hàng năm. Điều này đặc biệt đúng khi bạn mới bắt đầu kinh doanh.
6. Vạch ra ngân sách kinh doanh cho tương lai
Dù doanh nghiệp của bạn còn non trẻ hay đã có ít nhiều kinh nghiệm trên thương trường, việc dự đoán những gì sẽ xảy ra với doanh nghiệp trong tương lai là vô cùng cần thiết.
Sau khi tạo P&L – một tài liệu cho thấy quá khứ của doanh nghiệp bạn – đã đến lúc tạo ngân sách. Và đây là một tài liệu hướng tới tương lai.
Đối với bước này, việc tham khảo P&L sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những thăng trầm theo mùa của doanh nghiệp, những khoản đầu tư nào đáng để lặp lại và những gì bạn nên tránh trong tương lai.
Trên P&L của bạn, hãy tìm các xu hướng sau:
- Xu hướng theo mùa do thời tiết khắc nghiệt, thiên tai hoặc bất ổn kinh tế.
- Xu hướng theo mùa do lịch học, mô hình du lịch của khách du lịch hoặc hạn chế về nguồn cung.
- Lợi nhuận cao hơn những năm trước hoặc không thể giải thích được.
Khi kiểm tra P&L, bạn đang tìm cách giải thích những biến động và thay đổi trong hoạt động kinh doanh của mình.
Ví dụ: Nếu bạn vận hành một quầy bán kem que, bạn sẽ thấy lợi nhuận cao hơn vào mùa hè khi trời nóng và trẻ em được nghỉ học. Biết được những tháng sinh lời cao nhất sẽ giúp bạn dự đoán năm tới ra sao, từ đó ra quyết định thuê thêm nhân viên và kéo dài giờ làm việc trong những thời điểm nhất định trong năm, giúp doanh nghiệp thậm chí có lợi nhuận cao hơn trong những tháng nhu cầu cao nhất.
Như vậy, lập ngân sách là một phần không thể thiếu khi bạn sở hữu một doanh nghiệp. Vì vậy, biết từng bước cách tạo ngân sách kinh doanh và quản lý ngân sách hiệu quả sẽ khiến công việc của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
(Nguồn: Nerd Wallet)